… organisieren Sie Ihr erfolgreiches Politik-Event. Wir beraten und schulen Sie im professionellen Umgang mit protokollarischen Regeln.

Ihr Event – Ihre Verantwortung

Wenn Sie repräsentative Veranstaltungen organisieren, übernehmen Sie große Verantwortung. Ihr Event soll auf effiziente und kurzweilige Weise die gewünschten Inhalte an die richtige Zielgruppe vermitteln. Es muss außerdem den bestmöglichen Rahmen für interessante Gespräche und die Möglichkeit, Beziehungen zu pflegen und zu knüpfen bieten. Gerade eine hochkarätige Gästeliste stellt hohe Anforderungen an das Gästemanagement. Die frühzeitige Aufstellung eines eingespielten Organisationsteams, die sinnvolle Aufgabenverteilung, die Gewährleistung sehr guter teaminterner und externer Arbeitskommunikation und eine Personalplanung, die eine exzellente Gästebetreuung ermöglicht entscheiden über den Erfolg Ihrer Veranstaltung.

Wie erreichen Sie Ihre Wunschgäste?

Zunächst ist es oft nicht selbstverständlich, dass die hochrangigen Wunschgäste aus Politik und anderen gesellschaftlichen Bereichen einer Einladung folgen, da man meist mit einer großen Zahl von interessanten Terminen um knappe Zeitressourcen konkurriert. Es sollte also schon bei der Konzeption der Veranstaltung an Interessen, Bedürfnisse und Terminplan der gewünschten Gäste angeknüpft werden. Auch die Kontaktanbahnung im richtigen Zeitrahmen über Mitarbeiter oder auf dem direkten Wege über die passenden Kanäle spielt eine wichtige Rolle. Die korrekte Anrede ist dabei oft genauso wichtig wie die Terminierung von Save the Date, Formulierung und Design der Einladung, die Vor-Information über Platzierungen, und vieles andere, was im Vorfeld bedacht werden muss – bis hin zu in speziellen Fällen beispielsweise auch Koordinierung von Fahrdienst und Personensicherheit über die entsprechenden Instanzen. Mit der Zuarbeit notwendiger Informationen über Ablauf und Ansprechpartner im Vorfeld der Veranstaltung geben Sie Ihrem Gast die Möglichkeit, sich auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten.

Protokoll – Formen der Ehrerbietung

Vor Ort gehört die Regelung eines reibungslosen Ablaufs ebenso zu Ihrer Verantwortung, wie die durchgehende Betreuung Ihrer Ehrengäste. Hier sind Kenntnisse von Rangordnungen, Begrüßungsabläufen, Redenreihenfolgen, und vieler anderer protokollarischer Regeln eine wichtige Voraussetzung, um Gastgeber und hochrangigen Gästen fließende und dem Zeitplan folgende Übergänge zwischen Ankunft, Mitwirkung, Programm und geselligen Teilen der Veranstaltung zu ermöglichen.

„Eine schlechte Rede vergisst man, einen schlechten Platz merkt man sich ewig.“

Ein Placement ist eine Wissenschaft für sich, denn es ist eine Synthese aus Konsequenzen der aufgestellten Rangordnung, praktischer Überlegungen und aus Ihrem Hintergrundwissen um persönliche Beziehungen, Sympathien und Gesprächsanliegen Ihrer Gäste. Ihr Placement bestimmt über Stimmung und Kommunikation und letztendlich über den Erfolg des Zweckes der gesamten Veranstaltung.

Kleine Ursachen, große Wirkung

Aber neben dem professionellen Umgang mit diesen eher formellen protokollarischen Regeln gehören auch inhaltliche Entscheidungen zu den Aufgaben eines professionellen Protokolls. Dieses streckt sich von der Schaffung einer festlichen Atmosphäre über die ideale Ausnutzung des Raumes sowie Einsatz der Veranstaltungstechnik, um perfekte Sicht- und Hörbarkeit für alle Gäste zu gewährleisten. Auch die Planung und inhaltliche Abstimmung von Grußwortreden und des Programminhaltes sowie –ablaufs und der Auswahl der Speisen gehören mit in den Bereich des Protokolls. Umsicht und Empathie sind hierfür genau so entscheidend wie Kreativität und Leichtigkeit. Oft sind es kleine, protokollarische und menschliche Ursachen, die darüber entscheiden, ob ein Gast sich wohlfühlt, ob er länger bleibt, Gespräche führt, Kontakte knüpft, die Veranstaltung und den Veranstalter in bester Erinnerung behält – und die nächste Einladung wieder freudig annimmt.

Unser Angebot an Sie

Als ehemalige Protokollchefin des Freistaates Sachsen hat Heidrun Müller die hohe Schule des Veranstaltungsmanagements in zahlreichen Staatsbesuchen und anderen offiziellen und repräsentativen Veranstaltungen gemeistert. Auf Ihrer jahrzehntelangen Erfahrung baut unser Beratungs- und Weiterbildungsprogramm für Veranstalter und Veranstaltungsmanager auf. Kontaktieren Sie uns im Vorfeld von bestimmten Veranstaltungsvorhaben oder allgemein zur Weiterbildung Ihrer Fähigkeiten um die Umsetzung protokollarischer Regeln und des gehobenen Veranstaltungsmanagements. In persönlicher Beratung oder in Inhouse-Seminaren schulen wir Sie und Ihr Team und liefern Ihnen sowohl Arbeitsmittel als auch hilfreiche und oft heitere Beispiele aus jahrzehntelanger Praxis.

Informieren Sie sich über genaue Inhalte unserer Protokoll-Akademie und zu unserem Seminar-Angebot oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.